L’arrivée du coronavirus a vu le secteur des Professionnels du Secteur Financier de Support (PFS de support), tel que défini dans la loi du 5 avril 1993, comme beaucoup d’autres, fortement impacté par la situation. Le secteur a dû s’adapter et faire preuve de résilience tout en respectant les contraintes réglementaires imposées par le régulateur – la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF).
Dans ce contexte, les PSF de support ont été invités à suivre les recommandations mises en place par la CSSF, publiées dans le « Frequently Asked Questions » (FAQ) sur son site internet dès le 3 mars. Elles comportent, entre autres, les conditions de sécurité minimales recommandées pour les accès à distance mis en place pour répondre à la situation exceptionnelle créée par le COVID-19 et privilégient le travail à partir du domicile dans le cadre du plan de continuité des activités sous réserve de conditions de sécurité informatique satisfaisantes tel que précisé dans la mise à jour du FAQ du 18 mars.
La majorité des PSF de support n’ont pas attendu les recommandations de la CSSF et ont, dès le début de la crise, déployé leur « Plan de Continuité des Activités » (« Business Continuity Plan » ; BCP), après notification à la CSSF. En effet, cela fait partie intégrante de l’ADN des PSF de support d’assurer la continuité des services et des opérations notamment des fonctions critiques pour les clients et d’être en mesure de prester les services à distance lorsque cela est autorisé par le client. En effet, au travers de leur agrément, ces professionnels sous-traitent pour les acteurs de la place financière luxembourgeoise, des activités et des opérations, pour certaines essentielles, telles que le fonctionnement, la mise en place et la maintenance de systèmes informatiques et de communications, le traitement informatique ou le transfert des données stockées dans le dispositif informatique, la dématérialisation et la conservation de documents numériques.
Les PSF de support ont tout mis en œuvre et pris des mesures adaptées afin d’assurer cette continuité, au travers, notamment du travail à distance. Ils ont donc limité la présence physique chez les clients au strict minimum et réalisent les interventions physiques de maintenance ou autre, au cas par cas en fonction des besoins des clients. Néanmoins, les PSF de support se sont retrouvés confrontés à plusieurs situations. Dans certains cas, les établissements financiers n’ont pas été en mesure de fournir des accès à distance permettant ainsi la prestation des services à distance. Dans d’autres cas, les établissements financiers ne disposent pas d’une infrastructure suffisante pour supporter l’accès à distance et de leurs propres collaborateurs et des PSF, obligeant certains de ces derniers à mettre leur personnel en arrêt par le recours au chômage partiel, mesure proposée par le gouvernement luxembourgeois.
En date du 22 mars, la CSSF a d’ailleurs conseillé aux entités surveillées de revoir immédiatement leur organisation actuelle afin de répondre aux recommandations formulées.
De plus, la crainte des établissements financiers de voir leurs services interrompus s’est révélée importante dans le contexte du COVID-19. C’est pourquoi, les PSF de support ont également eu pour rôle de rassurer leurs clients et de les informer régulièrement des mesures prises au travers d’une communication structurée.
En ce qui concerne la gestion du personnel, le secteur des PSF de support a été confronté aux mêmes problématiques que les autres, à savoir, la question de la fiscalité des frontaliers, les congés pour raisons familiales extraordinaires ou encore les congés légaux. Au vu des clients qui modifient leur stratégie de gestion de crise régulièrement, cette gestion se fait pour certains au jour le jour.
Le secteur des PSF de support doit donc jongler entre les recommandations de la CSSF au regard de la situation engendrée par le COVID-19, les préoccupations de leurs clients concernés par la continuité de services à prester dans le cadre de l’agrément PSF de support et la gestion de leurs ressources humaines, ceci afin de limiter les pertes financières dans la mesure du possible. Il est clair que le secteur des PSF de support, comme beaucoup d’autres, ne ressortira pas indemne de cette crise.